Um dia desses, uma amiga me enviou a seguinte mensagem:

Acho que preciso de ajuda com ferramentas de anotações.

Sinto que estou all over the place…

• Obsidian
• Tick-Tick
• Google Docs
• Google Keep tem coisas antigas

Combinei de explicar como eu me organizo para ela tirar ideia e montar a própria metodologia. Abaixo, a resposta que enviei para ela e que achei interessante compartilhar publicamente.

Minha resposta

Não existe certo e errado, importante é encontrar o que funciona para você.

Eu consegui me encontrar nas minhas ferramentas e vou falar como eu faço, mas não necessariamente você precisa fazer igual. No entanto, uma coisa que deu certo para mim foi copiar outras pessoas, sentir o que não estava legal, mexer, copiar outra pessoa, e assim sucessivamente até eu achar meu jeito.

Começando pelo não

O que eu não recomendo: ficar presa a um arcabouço de alguém e achar que não seguir é errado. Por exemplo, Tiago Forte tem o PARA, mas ele mesmo comenta adaptações no livro. Na internet, muitos falam de Zettelkasten, mas cada um faz de um jeito. Quem chegou mais próximo do método usado pelo Niklas Luhmann foi Scott Scheper. Nem nesse caso vale a pena seguir à risca. Nada disso é lei. Se violar, não é crime, não é contravenção, não paga multa, nada. Então, dane-se. Adapte.

Outra coisa: você não precisa usar só uma ferramenta para tudo. Você pode usar várias, mas eu recomendo que não haja sobreposição de responsabilidade. Eu gosto da filosofia do Unix, especificamente o primeiro ponto ressaltado pelo meu xará, Douglas McIlroy no Bell Labs Technical Journal: “Make each program do one thing well. To do a new job, build afresh rather than complicate old programs by adding new ‘features.’” Por que recomendo isso? Porque certos programas, embora possam ser usados para outras coisas, são otimizados para certas atividades. Você pode montar sua agenda no Excel, mas não é mais fácil no Google Calendar? Essa é a ideia.

Sim, recomendo

Uma coisa que eu 100% recomendo: você não precisa migrar tudo para o método que você escolher. Você pode fazer de um jeito de agora em diante e, à medida que precisar de algo antigo, você busca no local atual e joga para o novo. Por exemplo, digamos que você vai deixar tudo em Google Docs. Mas você lembrou de uma anotação que você fez no Keep e precisa atualizar. Em vez de atualizar no Keep, mova para Google Docs (apague no Keep) e edite lá.

Como eu fazia?

Eu anotava em todo lugar. Eu tinha notas de reunião em Google Docs, anotações simples no Google Keep, páginas salvas no Evernote, comprovantes de pagamento no Evernote, tarefas no Todoist, Google Keep, Evernote e papel, e por aí vai. Outro problema que eu tinha: shiny toy problem. Tirando Evernote e Todoist, que eu fui fiel por muito tempo, eu trocava de programa o tempo todo.

Como eu faço?

Defini meus critérios e busquei os programas que satisfaziam esses critérios. Não que eu tenha planejado tudo antes de escolher, algumas escolhas foram racionalizações a posteriori, eu só analisei o que me atraía tanto em tal software.

Banco de dados

Uma das coisas que eu faço é usar certos programas como banco de dados. O que eu quero dizer com isso? A fonte da verdade é aquele programa, não necessariamente vou usar o cliente padrão para acessar. Aquele programa vira um banco de dados, a informação está lá, mas o acesso é por outro programa. Isso é relevante porque eu tenho TDAH e a possibilidade de variar um pouco me ajuda a manter o foco. E eu sou autista, eu preciso de familiaridade, então eu sempre volto para o mesmo software de sempre. Essa foi a abordagem que consegui que satisfez meu autismo e TDAH. Não faço isso com tudo.

Minhas escolhas

Obsidian para gerenciamento de conhecimento, Todoist para tarefas e Google Calendar para agenda. Outros softwares quando necessário um fluxo diferente, mas esses três formam minha base.

Por exemplo, Obsidian não foi feito para trabalho compartilhado. Eu e um amigo fazemos uma reunião quinzenal para trocarmos ideias sobre quaisquer coisas e as notas de reunião são compartilhadas em Google Docs porque Google Docs é melhor para colaboração. O conhecimento relevante vai para o Obsidian depois. Ele mostrou um livro interessante? O título, autor e talvez um link estarão no documento compartilhado. Ao conversarmos sobre tal livro, alguma ideia relevante apareceu? Crio uma nota no Obsidian sobre essa ideia, uma nota sobre o livro e relaciono os dois. Uma coisa boa do Obsidian é armazenar tudo em Markdown. Assim, nem sempre eu uso Obsidian para editar os arquivos. Por exemplo, esse texto aqui mesmo. Comecei escrevendo no Obsidian, mas quando percebi que estava virando uma publicação mais longa, fui para o Vim. Apesar de usar Vim keybindings no Obsidian, não é a mesma coisa. Às vezes eu abro notas do Obsidian com iA Writer porque lá eu tenho template de exportar para PDF com a formatação que quero. Ou seja, aquela ideia do banco de dados se aplica aqui. Obsidian é meu banco de dados de anotações, não necessariamente eu uso Obsidian 100% do tempo. De modo geral, eu acabo usando muito mais o Obsidian por causa de outras facilidades, como o link entre notas. Para produção de texto longo, prefiro Vim. Ou Neovim.

Eventos vão para o Google Calendar. Tenho uma reunião? Google Calendar. Consulta? Google Calendar. Bate-papo com amigos? Google Calendar. Se não está no Google Calendar, não aconteceu e não acontecerá. “Vamos nos encontrar semana que vem na terça-feira?” Se não estiver no Google Calendar, eu vou esquecer. Talvez até agende outra coisa por cima. Então, se combino algo com alguém, imediatamente eu coloco no Calendar. Toda vez que não coloco, eu esqueço. Aqui, o Google Calendar atua como um banco de dados de eventos. Na prática, eu uso Notion Calendar quando estou no macOS, ainda não achei um cliente que me deixe feliz no Linux. Eu não uso Notion, só o cliente Notion Calendar, que uso desde quando era Cron — e eu tenho um alias no Raycast para digitar cron e abrir o Notion Calendar.

Todoist para tarefas. Uso Todoist desde 2013. Não só já estou acostumado, como considero o Todoist objetivamente o melhor aplicativo de tarefas. Todoist é um aplicativo que cresce com o usuário. Seu fluxo é simples, só precisa anotar uma lista de tarefas? Jogue tudo na caixa de entrada e tudo bem. Precisa de listas diferentes para contextos diferentes? Use projetos. Precisa marcar certas tarefas com marcadores diferentes? Por exemplo, tarefas que você só faz em casa, ou só faz na rua, ou só na empresa. Use tags e crie filtros. Você pode até colocar filtros nos favoritos para acesso rápido e colocar widget com filtro nos telefones. Quer usar IA para ajudar a quebrar tarefa? Adicione o plugin de IA do próprio Todoist. Não quer IA? Não use. Outra amiga me perguntou se eu sabia de algum aplicativo que ela pudesse falar e automaticamente ele organizasse as coisas. Eu sabia que Todoist tem uma funcionalidade chamada Ramble, mas nunca havia usado, não sou de falar, prefiro escrever. Testei. Falei várias coisas como “lembre-me de comprar caderno e lápis no projeto estudos, livro do Machado de Assis no projeto literatura e de enviar email para esposa”; Todoist reconheceu as tarefas corretamente. O que eu mais uso, no entanto, é Quick add no computador com reconhecimento de linguagem natural — esse em qualquer plataforma. Eu escrevo “enviar email amanhã 8:30 #Trabalho p1” e ele adiciona a tarefa “enviar email” com data de amanhã, lembrete para 8:30, no projeto “#Trabalho” com prioridade 1 (mais alta). Não tenho paciência para sair clicando em diferentes botões para projetos, prioridades, etc.; fazer isso diretamente no campo de texto com título da tarefa é muito mais prático. No entanto, para mim a funcionalidade matadora do Todoist, a que me fez voltar em poucos dias toda vez que testei outro aplicativo, é a sincronização. Nenhum outro aplicativo sincroniza tão rápido quanto Todoist.

Tarefas no Obsidian

Não uso. Ponto. Obsidian é para PKM. Personal Knowledge Management. Não é para gestão de tarefas, gestão de projetos, gestão de processos, kanban, nada disso. É possível instalar plugins para essas coisas, mas não gosto. Considero que perde o propósito. Esses dados estarão em arquivo texto, mas com alguma formatação específica do plugin, perdendo o propósito da portabilidade do arquivo texto. Eu prefiro Obsidian com o mínimo de plugins. Sem contar que não é eficiente para adicionar uma nova tarefa pelo celular, por exemplo.

Zettelkasten à moda antiga

Eu usava e ainda tenho várias notas em fichas de papel indexadas e ligadas umas às outras adequadamente. Hoje, eu uso papel para pensar, mas a nota permanente vai para o Obsidian. Assim, quando estou na casa da minha mãe ou dos sogros, ainda consigo facilmente acessá-las. Pensar no papel também satisfaz minha vontade de usar itens de papelaria..

Finalizando

Não se preocupe em montar o sistema perfeito. Faça o que funciona para você. Se não souber exatamente do que você precisa, copie, mas não siga à risca. Se uma parte do fluxo copiado, seja meu, seja de outrem, não for útil, ou pior, atrapalhar, remova do seu fluxo de trabalho. Sentiu falta de alguma coisa? Adicione no seu fluxo de trabalho. Depois de um tempo, você encontrará seu jeito. Lembre-se também que isso não precisa ser estático. Sua vida muda, necessidades diferentes surgem, necessidades antigas deixam de existir. Adapte tudo. Os softwares trabalham para você, não o contrário.